e-Factura pentru magazinul online: ce faci cu fiecare comandă

Pe scurt

Toate facturile magazinului merg în RO e-Factura, și cele către firme, și cele către persoane fizice, în 5 zile lucrătoare de la emitere.

Clientul persoană fizică primește factura pe e-mail, ca înainte, și nu are nimic de făcut în SPV.

CNP-ul nu e obligatoriu: fără niciun cod, factura se emite cu 13 cifre de zero.

Cele mai multe facturi respinse pornesc din formularul de comandă.

Ce spune regula

Fiecare factură emisă de magazinul tău se transmite în RO e-Factura. Pentru firme obligația există din 2024, pentru persoane fizice din 1 ianuarie 2025, iar din 1 ianuarie 2026 termenul e de 5 zile lucrătoare de la emitere.

Dev trimite facturile de la coșul magazinului spre sistem și pune deoparte una respinsă

Transmiterea e o raportare către ANAF, pe care o faci tu, în paralel. Clientul persoană fizică primește factura ca înainte, pe e-mail sau pe hârtie.

Firmă sau persoană fizică: ce diferă

Pentru magazin, diferența se vede în trei locuri: ce date ceri la finalizarea comenzii, cum ajunge factura la client și ce cod fiscal apare pe ea.

	Client firmă (cu CUI)	Client persoană fizică
Transmitere în RO e-Factura	Obligatorie	Obligatorie din 1 ianuarie 2025
Cod fiscal pe factură	CUI-ul firmei	CNP-ul, doar dacă îl dă clientul; altfel 13 cifre de zero
Cum primește factura	Prin sistem; PDF-ul pe e-mail are rol informativ	Pe e-mail sau pe hârtie, ca până acum
Ce ceri la finalizare	Denumire, CUI, adresa sediului	Nume, adresă de facturare

AtențieNu ești obligat să ceri CNP-ul. Un câmp de CNP obligatoriu în coș te încarcă cu o dată personală de care nu ai nevoie și îi face pe unii clienți să renunțe la comandă. Iar ANAF a precizat că persoanele fizice nu sunt obligate să descarce facturi sau să acceseze SPV-ul din cauza e-Factura.

Bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate sunt exceptate de la transmitere. Dacă vinzi și dintr-un showroom cu casă de marcat, lămurește cu contabilul ce document emiți în fiecare caz.

Drumul unei comenzi, de la coș la contabil

Să zicem că luni dimineață ai 40 de comenzi din weekend: câteva de la firme, restul de la persoane fizice, două cu plata ramburs și una modificată la cererea clientului. Fiecare trece prin aceiași pași:

Clientul alege la finalizare dacă e persoană fizică sau firmă. De asta depind câmpurile cerute și felul facturii.
Se stabilește momentul facturării: la plata cu cardul, la expediere sau la livrare, după cum ai convenit cu contabilul.
Factura se generează și se transmite din datele comenzii, prin programul de facturare, în cele 5 zile lucrătoare.
Se verifică răspunsul. Sistemul acceptă factura sau o respinge cu o listă de erori.
Clientul primește PDF-ul, iar factura ajunge în contabilitate împreună cu încasarea: card, ordin de plată sau banii de la curier.

Dacă un om copiază comenzile de mână în programul de facturare, la 40 de comenzi pe zi îi pleacă o bună parte din dimineață. Fiecare CUI retastat e o șansă de greșeală.

Ce merită automatizat întâi

Factura din comandăMagazinul trimite datele comenzii programului de facturare. Prețurile, cotele de TVA și reducerile rămân exact cum le-a văzut clientul în coș.
Verificarea CUI-uluiCând clientul scrie CUI-ul, magazinul îl verifică în registrele publice și completează singur denumirea și adresa sediului.
Alerta pentru respinseUn raport zilnic cu facturile respinse și motivul fiecăreia prinde eroarea înainte să treacă termenul, nu la închiderea lunii.
Trimiterea la contabilFacturile și încasările pot ajunge în programul contabilului fără exporturi pe e-mail la final de lună.

Pentru SAGA, WinMentor sau FGO, legătura depinde de program și de cum lucrează contabilul tău. Am scris separat despre legarea magazinului online cu programul de contabilitate, iar pe pagina de integrări cu programele de contabilitate găsești ce facem concret.

Greșelile care produc facturi respinse sau stornate

CUI greșit sau cu „RO” în plus. Prefixul apare doar la firmele înregistrate în scopuri de TVA. În cel mai rău caz, factura trece și ajunge la altă firmă, iar tu o stornezi și emiți alta.
Date lipsă în formular. Formularele sunt gândite de obicei pentru livrare: lipsește județul, adresa sediului firmei nu e cerută deloc. Compară o dată, cu contabilul, câmpurile din coș cu ce cere o factură completă.
Confuzia firmă sau persoană fizică. Clientul bifează „persoană fizică” și scrie numele firmei, sau cere după livrare factura pe firmă ca să deducă TVA-ul. Urmează stornare și factură nouă.
Totaluri care diferă cu câțiva bani. Reducerile pe coș, transportul gratuit peste un prag și cotele diferite de TVA produc diferențe pe care contabilul le vede la fiecare încasare.
Retururi tratate ca ștergeri. O factură transmisă nu se mai șterge. Returul se face prin factură de stornare, transmisă și ea în sistem.

SfatPune la începutul formularului o alegere clară între „Cumpăr ca persoană fizică” și „Cumpăr pe firmă”, cu CUI-ul cerut doar în a doua variantă. Și verifică tot catalogul: cota standard de TVA a crescut la 21% și cea redusă la 11% din 1 august 2025, iar la unele magazine au rămas produse pe cotele vechi.

Dacă îți faci un magazin nou sau îl refaci pe cel existent, toate acestea se pot gândi de la început. Vezi cum arată magazinele online pe care le construim, legate de facturare și de stoc.

Întrebări frecvente

Care este termenul exact de transmitere?

Din 1 ianuarie 2026, 5 zile lucrătoare de la emiterea facturii, dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită pentru emiterea ei. Înainte erau 5 zile calendaristice. Regula e aceeași pentru firme și pentru persoane fizice.

Ce fac dacă o factură e respinsă?

Citești motivul, corectezi datele și o transmiți din nou, în interiorul termenului. Cele mai multe respingeri vin din datele clientului, așa că repară și formularul din magazin, ca să nu se repete.

Clientul firmă mai are nevoie de PDF pe e-mail?

Documentul valabil pentru el e factura electronică din sistem, primită prin SPV sau prin programul lui de facturare. PDF-ul rămâne util ca să vadă rapid ce a cumpărat, iar mulți clienți îl așteaptă în continuare.